Darf ich den Rückforderungsbeleg für Tarif 595 ab 2027 noch in Word erstellen?

Nein. Ab dem 1. Januar 2027 setzen die Versicherer für Tarif 595 die Rechnung im Standard XML 5.0 voraus, erstellt mit einer Software. Abonnementsbestätigungen sind nicht mehr zulässig.

Kann meine Kundin den Beleg weiterhin auf Papier einreichen?

Ja, der Rückforderungsbeleg kann ausgedruckt werden. Er muss aber aus einer Software stammen, die den Rechnungsstandard umsetzt.

Rückforderungsbeleg selbst erstellen – geht das noch?

Viele kleine Studios und Praxen haben ihre Belege für die Zusatzversicherung bisher selbst gestaltet – als Word-Vorlage, Excel-Tabelle oder Abonnementsbestätigung. Für Tarif 595 ist damit ab 2027 Schluss, und auch bei Tarif 590 steigen die Anforderungen.

Was ist ein Rückforderungsbeleg?

Im Tiers garant bezahlt die Kundin oder der Klient die Rechnung selbst und fordert den Betrag danach bei der Zusatzversicherung zurück. Dafür braucht die Versicherung einen Beleg mit festgelegten Angaben: Leistungserbringer mit ZSR-Nummer und GLN, Tarif und Tarifziffern, Datum und Anzahl der Leistungen, Betrag. Diese Angaben und ihr Aufbau sind im Rechnungsstandard des Forum Datenaustausch geregelt – und mit dem Standard XML 5.0 kommen maschinenlesbare Daten dazu.

Tarif 595: ab 2027 nur noch mit Software

Für Tarif 595 setzen die Versicherer ab dem 1. Januar 2027 das einheitliche Rechnungsformular im Standard XML 5.0 voraus. Die bisher üblichen Abonnementsbestätigungen sind nicht mehr zulässig. Ein selbst gestaltetes Formular erfüllt den Standard nicht – es braucht eine Software. Der Ausdruck für die Kundin bleibt möglich, er wird aber aus der Software erzeugt. Details im Ratgeber Tarif 595 ab 2027.

Tarif 590: Standard statt Eigenbau

Auch bei Tarif 590 erfolgt die Rechnung mit Software im einheitlichen Rechnungsstandard. Die Versicherer stellen den Datenaustausch schrittweise auf XML 5.0 um; die CSS etwa nimmt XML 4.5 ab dem 30. Juni 2027 nicht mehr an. Wer heute noch mit einer eigenen Vorlage arbeitet, sollte spätestens jetzt umsteigen.

Was eine Software leisten muss

Den Rechnungsstandard XML 5.0 des Forum Datenaustausch umsetzen – idealerweise gegen das offizielle XSD geprüft.
Den aktuellen Tarifstand führen und jedes Jahr per 1. Januar nachführen.
ZSR-Nummer, GLN, IBAN und MWST-Angaben korrekt auf jeden Beleg bringen.
Einen Swiss-QR-Zahlteil für die Rechnung an die Kundin erzeugen.
Zu Ihren übrigen Abläufen passen: Kundenkartei, Kurse, Buchhaltung.

mkapp erstellt Rechnungen nach Tarif 595 und Tarif 590 – als Teil einer Studio- oder Praxissoftware oder als schlankes Rechnungswerkzeug.